รู้จัก KPI และเข้าใจใช้อย่างถูกวิธี

คุณเคยคิดไหมว่า ความสำเร็จนั้น วัดจากอะไร???

ทุกคนมีจุดมุ่งหมายในชีวิตและพยายามจะทำสิ่งเหล่านั้นให้สำเร็จ แต่ทว่า การกระทำเพียงอย่างเดียว โดยไร้ซึ่งการประเมินผลนั้น อาจจะยังมิเพียงพอ และส่งผลให้สิ่งที่กำลังทำอยู่นั้นขาดประสิทธิภาพ ไม่สามารถสำเร็จลุล่วงได้เสียที ดังนั้นเราจึงต้องการหลักการที่จะสามารถใช้ประเมินและวัดประสิทธิภาพสิ่งที่เราทำอยู่นั่นเอง โดยเฉพาะกับองค์กรและหน่วยงานต่าง ๆ ในปัจจุบันนิยมนำระบบ KPI มาใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างกว้างขวาง แน่นอนว่าพนักงานหลายคน อาจจะเคยได้ยินคำว่า KPI มาบ้างแล้ว แต่ก็ยังไม่เข้าใจว่ามันคืออะไร วันนี้เราจะพาทุกคนมาทำความรู้จักกับ KPI

 

KPI คืออะไร?

KPI ย่อมาจากจาก (K) – Key, (P) – Performance และ (I) – Indicator ซึ่งหมายถึง ดัชนีชี้วัดผลงานหรือความสำเร็จ โดยจะแสดงให้เห็นผลการปฏิบัติงานกับเป้าหมายว่าตรงตามที่คาดหวังไว้หรือไม่ น้องใหม่หลายคนที่เพิ่งเริ่มทำงาน อาจจะยังไม่คุ้นชินกับคำนี้ หรือ อาจจะยังไม่เข้าใจหลักการดำเนินงานของ KPI บางคนคิดอาจคิดว่า เป็นเพียงการทำโปรเจคหนึ่งกับเพื่อนร่วมงาน โดยไม่คำนึงถึงใจความสำคัญ ของการทำ KPI  และละเลยตรงส่วนนี้ไป การประเมินผลงานนั้น นอกจากจะมีประโยชน์ต่อองค์กรในแง่ของการวัดความสามารถของบุคลากรแล้ว ยังสามารถวัดความก้าวหน้าขององค์กรได้อีกด้วย สำหรับผู้ถูกประเมินเองก็สามารถสรุปภาพรวมการทำงานของตัวเอง ว่าดีมากน้อยเพียงใด และนำไปปรับปรุงตัวเองเพิ่มในอนาคตได้อีก

 

หลักการนำ KPI มาใช้ประเมินผลงาน

การจะทำ KPI ให้ได้ผลและมีประสิทธิภาพนั้น สิ่งที่ใช้ในการประเมิน หรือตัวชี้วัดผลการดำเนินงานควรจะกำหนดผลลัพธ์ให้แน่นอน และผู้ประเมินต้องมีความโปร่งใส ไม่ลำเอียง ซึ่งผลงานที่ออกมาจะแสดงถึงภารกิจที่องค์กรจะต้องปฏิบัติบนพื้นฐานของเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้อย่างเป็นรูปธรรม การนำ KPI มาวัดประสิทธิผลขององค์กรควรมีคุณลักษณะในการวัดผลงานของบุคลากรในแต่ระดับงาน และตำแหน่งงานที่เหมาะสมด้วย ซึ่งการประเมินนั้นก็มีวิธีการหลายแบบตามแต่ธุรกิจของบริษัท โดยจะขึ้นอยู่กับตำแหน่งงานและแผนกในองค์กรว่ามีอะไรบ้าง ซึ่งอาจจะมี KPI ที่แตกต่างกันไปตามความเหมาะสม

การนำ KPI มาใช้ให้เกิดประสิทธิภาพ

อย่างที่กล่าวมาข้างตนว่า การประเมินผลนั้นจะเกิดประสิทธิภาพมากที่สุดก็ต่อเมื่อเรา นำไปใช้ให้ถูกกับรูปแบบของบริษัท และ แบ่งแผนก ตำแหน่งงาน วิธีการประเมินไว้อย่างชัดเจน การจัดทำ KPI ที่ดีภายในองค์กร ควรจะสร้างความเชื่อถือให้กับผู้ถูกประเมินว่าพวกเขา จะถูกประเมินด้วยเกณฑ์การตัดสินจากแต่ละแผนกที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน และสิ่งสำคัญคือการกำหนดและจัดทำรายละเอียดของหัวข้อที่จะทำการประเมินผลไว้อย่างชัดเจน ซึ่งแน่นอนว่าจะทำลวกๆ ไม่ได้ ผู้ประเมินจะต้องทำอย่างละเอียด มีความโปร่งใส ไม่ลำเอียง และประเมินผลงานตามความเป็นจริง การกำหนดคะแนนของแต่ละหัวข้อจะทำให้ง่ายต้องการนับผล แน่นอนว่าผลของการทำ KPI นั้นจะเป็นตัวชี้วัดความสามารถ และศักยภาพการทำงานของแต่ละบุคลากร เพราะฉะนั้น เมื่อถึงเวลาผู้ประเมินก็ควรจะต้องแจ้งผลให้กับผู้ประเมินรับทราบ เพื่อที่จะแก้ไขและปรับปรุงข้อผิดพลาดในการทำงานได้ อีกทั้งยังเปิดโอกาสให้ผู้ถูกประเมินได้คัดค้านในหัวข้อที่คนเองไม่เห็นด้วยได้อีก

 

ยกตัวอย่าง KPI ของแต่ละแผนก

การกำหนด KPI ต้องดูว่าแต่ละหน่วยงานมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง และในแต่ละงาน ต้องการผลลัพธ์หรือผลสำเร็จออกมาอย่างไร พูดง่ายๆว่า หากเราต้องการจะประสบความสำเร็จ เราต้องคำนึงถึงปัจจัยหรือสิ่งที่จะนำเราไปสู่ผลลัพธ์ที่น่าพอใจนั้น แล้วอะไรหละ คือปัจจัยแห่งความสำเร็จ เราขอเสนอตัวอย่าง KPI ของแต่ละแผนก เพื่อให้เห็นภาพมากขึ้น

  • ฝ่ายขายและการตลาด

เราอาจตั้งค่า KPI จาก มูลค่ายอดขาย, จำนวนลูกค้ารายใหม่, ยอดสั่งซื้อเฉลี่ยต่อราย, การทำใบเสนอราคาที่ถูกต้องแม่นยำ เพื่อลดข้อผิดพลาดในการสั่งซื้อ หรือจากเปอร์เซ็นต์รายได้ที่กลับเข้าสู่องค์กร

  • ฝ่ายจัดซื้อ

ฝ่ายนี้สามารถตั้ง KPI จาก การรับมอบสินค้าและวัตถุดิบได้ทันเวลา, การจัดการเรื่องราคาต้นทุนและวัตถุดิบต่อหน่วย, จำนวน supplier ที่เพิ่มขึ้นและลดลง เป็นต้น

  • ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและธุรการ

ฝ่ายนี้เปรียบเสมือนหลังบ้าน ดูแลสารทุกข์สุขดิบของสมาชิกในองค์กร KPI ที่จัดทำนั้น นอกจากจะอยู่ในฝ่ายของการจัดหาบุคลากร ยังมีการดูแลความเรียบร้อยภานในองค์กรอีกด้วย เช่น อัตราการเข้า-ออกของพนักงาน, ใบสมัครที่ตรงตามคุณสมบัติที่ต้องการ, เปอร์เซ็นการทดแทนของบุคลากร, จำนวนความผิดพลาดในงานธุรการทั่วไป เป็นต้น

เราจะเห็นได้ว่า การทำ KPI ดูเหมือนจะไม่เป็นเรื่องยาก แต่ก็ไม่ใช่เรื่องง่าย หากคุณไม่เข้าใจว่าทำการประเมินไปเพื่ออะไร การทำ KPI เป็นเหมือนกุญแจสำคัญ ในการตอบโจทย์ทั้งเรื่องประสิทธิภาพการทำงานของบุคคลและประสิทธิผลของหน่วยงาน ตัวชี้วัดผลการดำเนินงานควรเป็นที่น่าเชื่อถือ และรับทราบโดยทั่วกันภายในองค์กร หากเป็นเช่นนี้แล้วการประเมินผลเพื่อบรรลุความสำเร็จและวิสัยทัศน์ขององค์กรก็จะเป็นรูปธรรมและมีประสิทธิภาพขึ้น นอกจากนี้การประเมินเพื่อหาความสำเร็จ การทำ KPI ยังสามารถชี้จุดบกพร่องหากเราทำไม่สำเร็จ ซึ่งจะทำให้เราตื่นตัวและหาสาเหตุความผิดพลาดนั้นว่าควรต้องปรับปรุงสิ่งใดบ้าง เพื่อหาแนวทางแก้ไขป้องกันต่อไปในอนาคต หากทุกคนในองค์กรทำความเข้าใจที่มาและความสำคัญของการนำ KPI มาใช้แล้วนั้น จะนำไปสู่การพัฒนาและยกระดับศักยภาพในการทำงานและบุคลากรในหน่วยงานก็จะดำเนินและปฏิบัติงานเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่บริษัทตั้งไว้อย่างยั่งยืนและแน่นอน

Credit:

https://pasona.co.th/b/1171