เทคนิคการใช้ 5 Whys ให้ประสบความสำเร็จ

5-Whys เป็นวิธีง่ายๆ ที่ถูกนำมาใช้เพื่อวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา โดยเจาะลึกให้ถึงรากแก่นที่แท้จริงของปัญหานั้นๆ ผ่านการถามคำถาม 5 คำถามที่เจาะลงไปไปเรื่อยๆ เทคนิคคือ

1) เขียนปัญหาลงไปในกระดาษแบบเฉพาะเจาะจง การเขียนปัญหาลงไปจะช่วยให้คุณกำหนดแนวความคิดได้อย่างเป็นระบบ และมีแบบแผน สามารถอธิบายมันได้อย่างสมบูรณ์ นอกจากนี้ยังช่วยให้ทีมงานสามารถกำหนดเป้าหมายของการแก้ไขปัญหาได้อย่างเหมาะสม

2) ให้เริ่มต้นคำถามด้วย “ทำไมปัญหานี้จึงเกิดขึ้น?” และให้เขียนคำตอบลงมาด้านล่าง และให้ขึ้นคำถามใหม่ต่อๆ ไปด้วย “ทำไมปัญหานี้จึงเกิดขึ้น?” ลงมาเรื่อยจนกว่าคุณจะพบคำตอบที่คุณพอใจ

3) ถ้าคำตอบที่คุณได้ไม่สามารถวิเคราะห์สาเหตุได้ชัดเจน หรือมีความแตกต่างของคำตอบเป็นจำนวนมาก ให้คุณเปลี่ยนคำถามตั้งต้นใหม่ให้มีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้น

4) เมื่อคุณได้คำตอบครบทุกคำถามที่คุณตั้งแล้ว สามารถวิเคราะห์สาเหตุของความเสี่ยงแต่ละปัญหาหรือปัจจัยเสี่ยงได้แล้ว ให้คุณพยามทำการเชื่อมโยงคำตอบของสาเหตุความเสี่ยงกับปัจจัยเสี่ยงที่เกิดขึ้นว่า สิ่งใด? รายการใด? หรือ อะไร? ที่มีความสัมพันธ์กันบ้าง

= ตัวอย่างการตั้งคำถามด้วย 5 Whys =

ปัญหาคือ “ลูกค้าไม่พึงพอใจที่คุณไม่สามารถจัดส่งผลิตภัณฑ์ไปได้ครบตามที่ตกลงภายในเวลาที่กำหนด”

คำถามที่ 1 : ทำไมลูกค้าถึงไม่พอใจในผลิตภัณฑ์ที่จัดส่ง ?
>> การสั่งซื่อผลิตภัณฑ์ของลูกค้ามีความหลากหลายมาก และสั่งในปริมาณที่น้อยทำให้ต้องมีการปรับกระบวนการผลิตใหม่ทุกครั้งที่ผลิตสินค้าแตกต่างจากเดิม ทำให้ผลิตไม่ทันตามกรอบเวลา จัดส่งล่าช้ากว่ากำหนด ทำให้ลูกค้าไม่พอใจ

คำถามที่ 2 : ทำไมกระบวนการผลิตจะต้องปรับปรุงใหม่ทุกครั้งที่ผลิตสินค้าเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม ?
>> บริษัทมีเครื่องจักรหลักที่เป็นตัวผสมสูตรในการผลิต เพียงเครื่องจักรเดียวทำให้จำเป็นจะต้องหยุดทำความสะอาดเครื่องจักร และกระบวนการผลิตจะมีสูตรของวัตถุดิบไม่เหมือนกันทำให้ทำร่วมกันไม่ได้

คำถามที่ 3 : ทำไมกระบวนการผลิตในปัจจุบันไม่มีการปรับปรุงด้วยการใช้เทคนิคหรือเครื่องมืออื่นๆ มาช่วยในการแยกเส้นทางการผลิต หรือ การผสมตามสูตรของผลิตภัณฑ์ ?
>> กระบวนการผลิตใช้เส้นทางการผลิตเส้นทางเดียว ไม่มีการแยกสายพานส่วนผสมด้านการผลิต หรือ มีเครื่องจักรแยกตามผลิตภัณฑ์ นอกจากนี้ไม่มีการปรับปรุุงกระบวนการผลิตมานานกว่า 2 ปีแล้ว

คำถามที่ 4 : ทำไมผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตของบริษัท ไม่นำเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาด้านการผลิตที่สามารถตรวจสอบพบ ?
>> ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตมีเพียง 2 คน และมีผู้ช่วยในด้านการผลิตที่ขาดทักษะความรู้และประสบการณ์ เพราะเริ่มรับเข้าทำงานได้ไม่นาน ขาดการประชุมระดมสมองเกี่ยวกับการพัฒนาเส้นทางการผลิตแบบใหม่

คำถามที่ 5 : ทำไมบริษัทไม่ลงทุนเปลี่ยนเครื่องจักรให้ทันสมัย และไม่ประชุมปรับปรุงเครื่องจักรให้สามารถแก้ไขปัญหาด้านการผลิตได้ ?
>> ผู้บริหารไม่ให้ความสนใจเท่าที่ควร ไม่มีการจัดสรรงบประมาณมาพัฒนาเครื่องจักร เพราะผู้บริหารให้ความสนใจกับด้านการตลาดมากเกินไป ใช้งบประมาณด้านการตลาดมากเกินไป

เมื่อคุณได้ลองเขียนปัญหาขึ้นมาและช่วยกันประชุมระดมสมอง หาสาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้นมาจากสาเหตุใดบ้าง? และเกี่ยวข้องกับใคร? ใช้เงินงบประมาณไหม? สามารถแก้ไขได้ทันทีหรือไม่? สาเหตุของปัญหานี้มีความเชื่อมโยงกับสาเหตุปัญหาอื่นๆ หรือไม่? เกี่ยวข้องกับปัจจัยเสี่ยงใดอีกบ้าง? ซึ่งคุณจะสามารถเชื่อมโยงสาเหตุของปัญหาได้จากแหล่งกำเนิดเดียวกัน หรือมีความสัมพันธ์กันได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น

Credit