(1) 報告(ほうこく) คือ การรายงาน หมายถึงการที่เรารายงานสภาพผลการ ทำงานของเราให้ผู้สั่งงานทราบแบบ 5W1H (Who, What, Why, Where, When and How) โดยรายงานผลเมื่องานเสร็จสิ้นเพียงครั้งเดียว หรือหากเป็นงานที่ใช้ระยะเวลาในการทำนาน จะต้องรายงานความคืบหน้าให้ทราบเป็นระยะๆ ตามความเหมาะสม
(2) 連絡 (れんらく) คือ การแจ้ง หมายถึง การแจ้งข้อมูลข่าวสารต่างๆ ที่เกี่ยวกับงานให้ผู้สั่งงาน และการติดต่อให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ ได้แก่ การแจ้งกำหนดระยะเวลาสิ้นสุดของแผนงาน การแจ้งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลต่างๆ เป็นต้น
(3) 相談(そうだん) คือ การปรึกษาหารือ หมายถึง การปรึกษาหัวหน้าหรือผู้เกี่ยวข้อง เมื่อมีอุปสรรคในการทำงานอันจะทำให้งานนั้นอาจไม่สำเร็จตามเป้าหมาย หรือเมื่อต้องการริเริ่มสิ่งใหม่ที่แตกต่างไปจากเดิม โดยการปรึกษาที่ดีนั้น ผู้ปรึกษาควรจะนำ และเสนอแนวทางของตนต่อผู้ให้คำปรึกษาด้วย
จะขอยกตัวอย่างในส่วนของ 報告(ほうこく) การรายงานสิ่งที่ได้ทำไป เช่น ถ้ามีเหตุการณ์เครื่องจักรขัดข้องขึ้นมา และเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบไม่ได้รายงานให้หัวหน้าโดยตรงทราบ เรื่องก็คงไม่ขึ้นไปถึงผู้บังคับบัญชา และการแก้ไขปัญหา ก็อาจเกิดการล่าช้า ซึ่งก็จะทำให้การทำงานต่อของเครื่องจักรต้องล่าช้าไป ซึ่งก็หมายถึงการผลิตชิ้นงานก็จะล่าช้าตามไปด้วย ซึ่งก็อาจจะไปกระทบต่อตารางการวางแผนการผลิต เป็นต้น นี่เป็นเพียงตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนตัวอย่างหนึ่งเท่านั้น แต่ความจริงในบริษัทญี่ปุ่น ได้มีการกำชับให้มีการรายงานทุกเรื่องไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กน้อยก็ตาม กล่าวคือ ถ้ารายงานแล้วไมมี action ในการสั่งงานหรือตัดสินแก้ไขปัญหาจากหัวหน้าถือว่าหัวหน้าผิด แต่ถ้าไม่มีการรายงานให้ทันการ นอกจากจะมีความผิดที่ไม่รายงานแล้ว หัวหน้าซึ่งรับผิดชอบโดยรวมก็ผิดอยู่ดี เพราะถือกันว่าผลงานหรือความผิดของลูกน้องคือผลงานหรือความผิดของหัวหน้างานด้วย หัวหน้าที่ดีต้องกล้ารับผิด ไม่ใช่โทษลูกน้องหรือเบี่ยงเบนความรับผิดชอบ และต้องไปเตรียมคุยกันก่อนในกลุ่มทำงานให้มีระบบรายงานที่ดีไม่ให้มีปัญหา ลูกน้องที่ดีต้องรับรายงานให้ทันท่วงทีเพื่อไม่ให้หัวหน้าลำบากและเพื่อฝึกให้ตนเองพร้อมที่จะก้าวเป็นหัวหน้าได้เร็ว และการรายงานไม่จำเป็นต้องรอให้มีการประชุมอย่างเป็นทางการเท่านั้น หรือไม่จำเป็นต้องพิมพ์เป็นรายงานที่เรียบร้อยแต่อาจเป็นโน๊ตเล็ก ๆ, อีเมล์ หรือโทรศัพท์ก็ได้ เพื่อไม่ให้เสียเวลาในการเขียนรายงานหรือติดบอร์ดสำรับให้ทุกคนเขียนรายงานให้คนอื่นเห็น
Credit : http://jeducation.com
http://amaviya.blogspot.com