เป็นเอกสารที่กำหนดขอบเขตและหน้าที่ความรับผิดชอบของงานในตำแหน่งนั้นๆ
รวมถึงคนที่จะมาทำในตำแหน่งนั้นจะต้องมีคุณสมบัติยังไงบ้างด้วย

การเขียน JD ควรคำนึงถึงคนที่จะมาทำในตำแหน่งนั้นๆ ด้วย คนที่เขียนจึงไม่ควรเขียนแบบตัวเองเข้าใจเองคนเดียว ดังนั้นถ้าเขียน JD ไว้ไม่ดีก็จะเกิดปัญหาตามมาได้ เช่น…

1. ถ้าเขียนคุณสมบัติไม่ชัดเจน จะเกิดปัญหาในการหาคนมาทำงาน
2. ถ้าเขียนงานที่ต้องทำไม่ละเอียดหรือไม่ชัดเจน คนที่เข้ามาทำงานใหม่ก็ไม่รู้ว่าจะต้องทำอะไรบ้าง หรือเกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน ขัดแย้งกันได้
3. ถ้าต้องการวางแผนงานหรือฝึกอบรม รวมถึงการพัฒนาคนก็เป็นไปได้ยาก และเมื่อถึงเวลาประเมินผลการปฏิบัติงานก็ไม่ตรงกับงานที่รับผิดชอบ ซึ่งส่งผลต่อการที่จะได้เลื่อนตำแหน่งด้วย
4. ถ้าเขียนสายบังคับบัญชาไม่ชัดเจน คนที่มาทำตำแหน่งนี้ก็จะเกิดความสับสนว่าเราอยู่ใต้บังคับบัญชาของใครกันแน่

เห็นมั้ยว่าแค่เรื่องของ JD ก็สามารถสร้างปัญหาและผลกระทบต่างๆ ได้พอสมควร แล้วเราจะมีวิธีป้องกันหรือลดปัญหาพวกนี้ยังไง ลองดูคำแนะนำนี้กัน

1. สิ่งแรกเลยควรจะเขียน JD โดยคำนึงถึงผู้ที่มาปฏิบัติงานในตำแหน่งนี้ ไม่ใช่เขียนในฐานะผู้ที่ครองตำแหน่งนี้
2. เขียนงานที่ทำอยู่จริงในปัจจุบัน ให้กับผู้ที่จะมาทำตำแหน่งนี้อย่างชัดเจน ว่าเขาจะต้องรับผิดชอบอะไรและทำเรื่องอะไรบ้าง
3. หลีกเลี่ยงการเขียนที่เยิ่นเย้อ ควรเขียนโดยใช้คำที่ตรงประเด็น ได้ใจความ อ่านแล้วไม่ต้องไปตีความเอาเอง ชัดเจน กระชับ และเข้าใจง่าย
4. ถ้ามีงานที่ต้องทำจริงๆ อยู่เยอะ ก็ต้องเขียนให้สมบูรณ์ ครบและครอบคลุมงานที่ผู้มาทำตำแหน่งนั้นจะต้องรับผิดชอบทั้งหมด
5. เรื่องของคำศัพท์หรือศัพท์เทคนิคต่างๆ รวมถึงตัวอักษรย่อ ควรมีวงเล็บอธิบายด้วยภาษาไทยที่ทำให้เข้าใจชัดเจนด้วย
6. ถ้าจำเป็นต้องอ้างอิงถึงบุคคล ให้ใช้ชื่อตำแหน่งของบุคคลหรือหน่วยงานที่บุคคลนั้นสังกัดอยู่ด้วย

ถ้าต้องการ JD ที่ดีก็ต้องมาจาก “เจ้าของงานนั้นๆ” ซึ่งไม่ใช่หน้าที่ของฝ่ายบุคคลที่ต้องมานั่งเขียน JD แทนเจ้าของงาน เพราะประเด็นสำคัญอยู่ที่ ฝ่ายบุคคลไม่ใช่เจ้าของงานและไม่ใช่ผู้ที่ทำในตำแหน่งนั้น ถึงแม้จะรู้ว่าตำแหน่งไหนทำงานอะไรก็ตาม แต่ก็เป็นการรู้แบบคร่าวๆ และเมื่อเจ้าของงานเขียนเสร็จก็เป็นหน้าที่ของผู้บริหารหรือผู้จัดการฝ่ายในแต่ละฝ่ายต้องอ่านตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง

    “การเขียน JD ที่ดี จะเป็นก้าวแรกที่ทำให้เราได้บุคคลตามต้องการ
และเมื่อบุคคลนั้นเข้ามาทำงานกับเราแล้ว
ผลงานที่ออกมาก็จะเป็นไปตามที่เราต้องการเช่นกัน”

Credit:

https://เด็กฝึกงาน.com/การเขียน-Job-Description/